500万彩票地方志书索引编制的原理与方法(2)

来源:市志办时间:2015年05月07日

500万彩票地方志书索引编制的原理与方法(2)
来 源:  《湖北省第二届修志基础教程》   作 者:     时 间:  2007-1-1
 
 
 
第八节 常见500万彩票地方志书索引的编制方法
  500万彩票地方志书索引类别设置的原则应从三个方面考虑:一是判明志书内容的基本特征,对志书的文献价值进行全面评估,给志书以准确的定位。二是分析志书的大体读者群体,即哪些人要读志书,用志书,包括专业人员、科研人员、教育工作者、宣传工作者及各级领导等,进而判明这些读者查阅志书的目的,包括学习、宣传、研究、著述或指导工作等。三是站在时代的高度上,对社会发展进行带有预见性的分析,深化对志书内容的理解,尽量挖掘志书中一切具有检索价值的内容。往往某些内容,在一些人的眼里是“微不足道”的,而对另一些有特殊需求的人而言,却是十分珍贵和难以寻求的重要资料。故不能忽略或遗漏。在此基础上,适度地确定索引类别的设置,并使设置的索引类别具有相对的稳定性。
  索引的编制关键是在检索词目的标引上,标引的重点与难点又集中在标目项和说明项两个方面。除前文所讲述的原则和步骤外,再就几个常见索引类型的编制具体谈谈。
一、目与子目索引
  1. 概 念
  目与子目索引是用标题作为信源编码的典型的主题索引,相当数量的检索款目需要从志书具体内容中加以提炼、归纳、创拟,具有相当大的难度,是编制索引工作的重点、难点。
  2. 标目项
  凡具有独立意义和单一主题概念的内容均应标立为标引词。选取方法有:
  (1) 选择具有确指含义、不重叠、单一主题概念的目与子目直接标引为标引词
  例如:《司法公安志》“预审监督章”的子目“预审时限”,《气象志》“技术业务篇”中的子目“高空风报”,《经济综合管理志•统计》“统计制度篇”中的子目“农业普查”等主题概念,是含义明确、不重叠、能独立存在的词目,符合检索词目标准和要求,可以直接标引为检索词目。
  (2) 提炼具有确指含义的,由几个重叠的单一主题概念混编在一起的目与子目,将每个单一主题概念分别标引为标引词
  例如:
  ① 《金融志》“工商信贷篇”中的子目“中国银行、交通银行分支机构放款”,应折成两个相对独立的检索词目即“中国银行分支机构放款”和“交通银行分支机构放款”。
  ② 《军事志》“训练篇”中的子目“演习与野营训练”,应分别标引为“演习”和“野营训练”两个独立的检索词目
  ③ 《科学技术志•社会科学学术》“学科研究篇”中的子目“农、林、牧业经济研究”,应将此目中的成果区分为三大类,一一分别标引检索词目。
  (3) 对一些不规范、概念表述文字冗长、累赘的目与子目,要进行必要的加工改造,使其规范化、科学化,然后加以标引
  例如:
  ① 《财政志》“财政支出篇”中的“其他抚恤事业费”子目,包括7种小额抚恤事业费。为了使索引的检索词目指向具体明确应不厌其小,不厌其多地将7种小额抚恤事业费项目一一标引为检索词目。只要具有检索价值,就一个也不能遗漏地标引出来
  ② 《档案志》“档案科研、教育、宣传与学会篇”中“省档案局举办档案业务讲座”子目应删繁就简,改拟为“档案业务讲座”。
  ③ 《军事志》“后勤篇”中原子目标题内涵多,文字长,应改拟为“游击区军需给养”和“军需给养储备”两个检索词目。
  ④ 《交通志•铁道》“运输篇”中原有“机械化修车”子目,为了区分检索词目的辖属和指示的准确度,应分别在原子目前冠以机务段名称,分若干个检索词目标引。
  (4) 对一些不具备确指含义的目与子目不能含概的重要内容,应在仔细判读过程中创拟恰当的标引词
  ① 虚拟的目与子目下隐匿着一些具有重要检索价值的内容,应仔细加以搜寻,勿使其遗漏。《教育志》“各级各类教育篇”中,“课外教育”子目是一个虚拟的子目,不具备确指性。子目下又不设亚子目,隐匿着许多重要内容,如“少先队活动”、“学习雷锋”、“文明礼貌活动”、“我们爱科学活动”、“课外活动小组”、“小小发明活动”、“主题班会”、“红领巾送温暖活动”等等。这些重要内容都具有检索价值,均应收入检索词目之中,最大限度地扩大检索范围,满足各类读者的检索需要。
  ② 对一些目或子目含概下的比较细微的重要内容,应加以挖掘。凡具有独立存在性质的内容,均应创拟出相应的标引词。
  ③ 对一些目与子目含概下的与目与子目有直接关联,并起到对目与子目注释与补充作用的内容,也应注意发现与识别,不应忽略。《农业志•农村生产关系》“封建土地制度篇”、“农民苦难生活”子目的内容记述中,可以选择出具体反映农民苦难生活程度的若干标引词,如穿“更生布”,吃“橡子面”,住“地窨子”等,而造成农民生活极度痛苦的直接原因是出“劳工”,抓“经济犯”,征“国兵”,高 “捐税”等。这些内容与子目所反映的主题含义有着直接的关系,筛选出来收入子目标引的检索词目,起到注释与补充作用。这是编制主题索引确立检索词目时必须特别注意的问题。 
  3. 说明项
  说明项是对主题索引标目项的诠释与详解,能明确标目项的内容指向和限定标引词的义域,避免读者产生误解。
  (1) 说明归属
  例如:“土壤类型”,在《农业志•种植》“生产条件篇”和《自然地理志》“土壤篇”中分别出现。前者是从国家土壤普查角度记述,后者是从地理学角度记述。收入检索词目时应在说明项中进行标示,以揭示其不同的归属,如:土壤类型(农业)、土壤类型(地理)。
  (2) 说明地点或区域
  例如:“水灾”,在《农业志•种植》“生产条件篇”和《水利志》“水旱灾害篇”中均有记载。前者记述的是按农业种植区域形成的水灾灾情,后者是从自然水系流径区域记述的水灾灾情。二者描述的区域位置所有差别,所记述内容的侧重点也不尽相同。前者侧重记述对水灾的治理,后者侧重记述灾情与危害。应在说明项中标示为:水灾(涝区)、水灾(水系)。例如:“自然地理”范畴的“河川径流量”和“水利”范畴的“地表水资源”两个检索词目,是同一科学含义的两种不同的表述概念,可做互见说明标示,即:河川径流量 (见地表水资源)、地表水资源(见河川径流量)。
  (3) 说明时间
  凡是被收入的具有时间概念的检索词目,时间一律后移,入说明项中标示。例如:户口调查(1909—1911年)。
  (4) 说明义域
  例如:“优质产品质量监督”,在《经济综合管理志•工商行政管理》“商标管理章”和《经济综合管理志•标准计量》“计量器具管理章”中都有记载。前者从商标监督角度记述,后者从产品计量检测条件和计量检测工作考核角度记述。应在检索词目说明项中标示出义域区分,如:优质产品质量监督(商标)、优质产品质量监督(计量)。
  4. 指引项
  主题索引的指引项一般包括三个方面的组合:分类代码(可省略)、卷册代码、页码以及分栏排版的所需标上的栏目代码。
  5. 实 例
  图6是《绍兴市志》“目与子目索引”的一个实例。该索引收录志书的目和子目两种名称,少数目名、子目名因语言环境需要,在名称前或名称后附加修饰词,并用括号括出。
图6 《绍兴市志》目与子目索引(2)
二、人名索引
  1. 标目项
  (1) 范 围
  收入人名索引的范围包括人物志中的传、略、录、表中人名,志书正文中出现的人名。不收入索引的人名包括没有检索价值的帝王纪年的帝王名,插图照片说明文或题头中出现的人名,政治术语中的人名,纪念物中的人名,以人名命名的路、街、村、屯及部门、单位中的人名,人物传、略、录、表中重复出现的同一个传主人名。人物的字号不收入索引,一书的编委、编著者及工作人员不收入索引。起注释作用的著述文献的编著者不收入索引。
  (2) 要 求
  必须提供人名的完整形式用作索引标目,以便索引的用户可以直接查到最完整的信息。
  (3) 参 照
  在志书的人名索引中,应选择志书中人名的使用形式。如果在志书中用法不一,则选择其中的一种形式作为标目,为其他人名形式编制见参照(或制作重复款目),不管它是否在志书中出现过。
  ①一个人如果有两个以上的名号,如本名、笔名、表字、别号、法名、谥号、封号、艺名、网名等,选择最新的或最常用的人名形式为标目,并为其他形式的人名编制见参照(或制作重复款目)。如
  周树人 见 鲁迅
  查良镛 见 金庸
  舒庆春 见 老舍
  ② 被标引志书所记载的人名如果有误,以正确的人名为标目,为讹误的人名编制见参照。如张亚若 见 章亚若
  ③ 少数民族人物,根据本民族的习惯及本人著作中所采用的形式,选择最常用的名或姓与名,为其他形式的人名或编制见参照(或制作重复款目)。如
  乌兰夫、克里木、阿沛•阿旺晋美、班禅十世等,可直接采用
  赛福鼎•艾则孜 见 赛福鼎
  尤素夫•马本斋 见 马本斋 
  包尔汉•谢依德 见 包尔汉 
  2. 说明项
  (1) 原名、又名、曾用名、化名、笔名、艺名及有特殊身份含义和重要影响的绰号、报号等, 在说明项中标示。 如
  张松如(原名张永年、张松甫,笔名公木)
  蒋大同(号慕谭)
  刘国权(化名刘浩然)
  刘艳霞(艺名月亭)
  马振隆(绰号马傻子)
  张素贞(报号驼龙)
  (2) 两个或多个同名同姓人物,在说明项中附加限定信息以区别(国籍、朝代、生卒年、职业、性别、头衔等)。如
  杨林(1938年牺牲)、杨林(1969年牺牲)
  江涛(男)、江涛(女)
  刘秀(汉光武帝)、刘秀(晋元帝时将军)
  (3) 欧美人物的译名,选择姓在前名在后的形式
  知名度极高的人名,一般只标引姓,如斯大林、罗斯福、丘吉尔等,可直接采用。
  为避免同姓的人物混淆,在部分人物的姓之后,加括号列出常用的名字、爵位、封号、身份、国别等加以区别。如
  埃贝尔(安娜)、埃贝尔(路易)、埃贝尔(雅克)
  (4) 韩国、日本等东方国家的人物,则列出姓名全名,并标示国籍。如
  伊田助男(日本)
  斯捷潘诺夫(俄国)
  3. 指引项
  一般由卷册代码、页码和栏目代码组合而成。
  4. 实 例
  很多志书都编制有人名索引,如图7,《安徽省志•人物志》按人物姓氏笔画将志书中涉及的1千多个人物列入索引。
  编制较好的人名索引有《绍兴市志》的人名索引及《北京天津地方志人物传记索引》,两者在说明项的处理、指引项标识及排列上都有各自的体例,在凡例中都有详细的说明。
图7 《安徽省志•人物志》人物姓氏笔画索引
图8 《绍兴市志》地名索引说明(凡例)
图9 《绍兴市志》人名索引(1)参见条
图10 《绍兴市志》人名索引(2)参见条
图11 《北京天津地方志人物传记索引》(凡例1)
图12 《北京天津地方志人物传记索引》(凡例2)
图13 《北京天津地方志人物传记索引》(凡例3)
图14 《北京天津地方志人物传记索引》(四角号码查字法)
图15 《北京天津地方志人物传记索引》(引书目录及其代号表)
图16 《北京天津地方志人物传记索引》(索引本文)
 三、地名索引
  1. 标目项
  (1) 范 围
  收入地名索引的检索词目应是地理意义上的实体名称。其中包括行政区划名称,山、江、河、湖泊、沼泽、滩名称,地形区名称,自然形成的居民地的省、市、县、州、村、屯、街、路、巷、坊、里弄、胡同名称,具有地名含义的交通、水电设施名称,名胜古迹及建筑物名称。特殊历史时期,特别是“文化大革命”时期改称,但时间不长又废除的地名,均要如实录入检索词目,不能遗漏。例如:珲春反修中学(今珲春第三中学)。不收入索引的范围包括历史地名中括注的今地名;地图中和表格中,以及各级目与子目中所含的地名。标示机构所在地的非地理意义实体的名称等,也不收入地名索引。例如:“吉林省政府”中的“吉林省”,“长春市地方税务局”中的“长春市”都不能收入地名索引。
  (2) 要 求
  为了简化标目,多级地名一律以末级名称标引检索词目。例如:长春市朝阳区南湖新村,只将“南湖新村”标示为检索词目。
  省名要用全称,以免与同名自然特征相混淆。如青海省与青海湖,黑龙江与黑龙江省。
  自治区名、特别行政区名用全称,但自治区名、特别行政区名在作说明语时,可用简称(内蒙古、新疆、广西、澳门),如内蒙古自治区、新疆维吾尔族自治区、广西壮族自治区、澳门特别行政区。
  (3) 参 照
  同一地方有不同的地名,选用正式的地名作为标目,为其他形式的地名编制见参照,如
  吉首 见 张家界
  汉城 见 首尔(2005年1月19日正式改名)
  扬子江 见 长江
  一个地名译名不同,则选择常用的名称作为标目,为其他形式的地名编制见参照,如
  翡冷翠 见 佛罗伦萨
  康桥 见 剑桥
  国家一级行政管辖权范围名称,通常用简称,如
  中华人民共和国 见 中国
  美利坚合众国 见 美国
  法兰西共和国 见 法国
  2. 说明项
  由于古今地名变异很大,涉及方面较复杂,在标引检索词目时有一定的难度,需要认真区别分析核对,在说明项中妥善处理到位。
  古代和历史地名要标示今名。如
  西安(今辽源) 苏斡延(今双阳) 
  两个不同地域内的完全相同的地名,应在说明项中加以区分。如
  靠山屯(农安县)、靠山屯(长春市)
  五棵树(镇赉县)、五棵树(榆树县)
  兴隆山(通榆县)、兴隆山(长春市)
  改变原来称呼的地名,应在说明项中注明原名。如
  人民大街(原斯大林大街)
  白山市(原浑江市)
  同一地名在不同历史时期产生不同的称呼,为加以区别应在说明项中标明历史时期。例如:“伊通河”明代和清代有不同的称呼,应标示:
  一秃河(明代),伊敦河(清代)
  同一地名又有另称或别称的也应在说明项中注明。如
  德惠镇(又名张家湾)
  蛟 河(又名嘎呀河)
  国外、省外地名,要在说明项中标明国名和省名。如
  平 壤(朝鲜)    海山崴(俄国)
  沈 阳(辽宁省)   密 山(黑龙江省)
  3. 指引项
  一般由卷册代码、页码和栏目代码组合而成。
 四、插图照片索引
  1. 标目项
  收入检索词目的范围包括所有(含卷首、附录)中收入的各类插图(含示意图、剖面图、卫星遥感图)和照片(含彩色与黑白)。选择检索词目时应遵循三个原则:
  插图照片说明文字与内容不贴切的要重新改拟。例如:某插图说明文为“1962年,周恩来在吉林省视察”。此照片画面是周恩来与长影部分演员的合影。在标引检索词目时应改为“周恩来视察长影(1962)”。
  在标引检索词目时除特殊情况外,一般应去掉与人有关的所有职衔、官称、誉称,使表述文字做到最大限度的简洁。
  插图照片说明文繁琐、冗长,不符合语法逻辑的,要重新改拟。例如:某插图说明文为“中国共产党吉林省第三次代表会议于1955年6月10日在长春召开,图为全体代表合影”。标示检索词目时,应删繁就简,改拟为“中共吉林省代表会议代表合影(第三次,1955)”。
图17 《绍兴市志》地名索引说明(凡例)
图18 《绍兴市志》地名索引
图19 《绍兴市志》图照索引说明及款目
  不足:未加页码、照实标引、按先后顺序排序
图20 《慈溪县志》图表索引(图)
  不足:照实标引、按类及先后顺序排序,增加了检索难度,需要预先知道图表所在志书中的位置。
  插图照片说明文与内容不符的要重新创拟。例如:某插图说明文为“穿林海、跨雪原”。此照片画面是一列森林小火车在林海雪原中行驶。说明应改拟为“森林小火车在林海中行驶”。
  2. 说明项
  插图照片说明文中标注的时间、届次地点等一律后移到说明项中标示。例如:某一照片说明文“中国共产党吉林省第二届代表大会第一次会议于1960年3月17日在长春召开”。应改为:“中共吉林省代表大会 (二届一次,1960.3.17,长春)”。
  3. 指引项
  一般由卷册代码和页码组合而成,占多页的一组插图照片要把起止页码标全。
五、表格索引
  1. 标目项
  收入检索词目范围包括所有各类表格(含文字形式的表格)。选立检索词目时应遵循三个原则:一是对原表格表题与表格内容不贴切的,要重新拟写表题,标引检索词目时应尽量做到文字简洁;二是原表题文字繁琐、冗长、不符合语法逻辑的,要重新拟写表题;三是原表题与表格中内容不符的,应重新拟写表题。具体处理办法可大体参照“插图照片索引”。
  2. 说明项
  表题中的时间、届次、地点等一律后移到说明项中标示。
  3. 指引项
  一般由卷册代码及页码组合而成。一个表格占多页排版时,要把起止页码标全。
图21 《慈溪县志》图表索引(表)
  不足:按类及先后顺序排序,增加了检索难度,需要预先知道图表所在志书中的位置。
六、机构团体单位索引
  1. 标目项
  收入检索词目范围包括确指的、独立存在的各类机构、团体、企事业单位名称等。不收入检索词目的范围包括虚拟的各级标题中的机构、团体、企事业单位名称,在志书“机构篇”中重复出现的同一机构、团体、企事业单位名称,机构、团体、企事业单位内设的处、室、科、股名称。在标引检索词目时,凡属多级辖属的机构团体单位,应以最末一级标引,以使检索词目简洁、清晰。例如:“长春市公安局朝阳分局义和路派出所”,在收入检索词目时,只标引“义和路派出所”。
  2. 说明项
  与机构团体单位相关的归属、地点与时间,应在说明项中标示。例如:崇文书院(吉林府),养正书院(长春厅),益发合粮栈出口部(大连市),吉林省第四监狱(延吉),东北电影制片厂(1949)。外国的机构团体单位,应在说明项中标出国籍。例如:劳动总同盟(日本)、达摩城高等工业学院(德国)、芝加哥大学(美国)。
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
七、全省之最索引
  1. 标目项
  收入检索词目范围包括各行业、各部门、各门类首次出现的事物,为全省、全国或世界最早生产的产品,数量或产量居全省、全国或世界第一的产品,为全省、全国或世界最大或最小(如微雕)的事物,成就、成绩为全省、全国或世界领先的事物,为全省、全国或世界仅有、稀有、罕见的事物,为全省、全国或世界首次发现的事物等。
  2. 说明项
  与检索词目有关联的时间、地点,以及需要区分省别、国别等,在说明项中加以标示。如
  重285克野山参(抚松,1981,入人民大会堂吉林厅陈列)
  罕见陨石雨(吉林市郊区,1976)
  第一台激光照排机(长春光机所,1980)
  吉林省首家中外合资企业德大公司(德惠,1985)
  3. 指引项
  一般由类别代码、卷册代码及页码组合而成。
八、人民革命斗争索引
  1. 标目项
  收入检索词目范围包括反封建、反帝国主义、 反殖民主义、反侵略、反压迫、反军阀、反蒋介石反动派、反叛乱、反匪特、反邪恶、反倒退、反愚昧、反迷信、反邪教等方面的武装和非武装的斗争等。标引检索词目时应以事物为基本对象,不以与事物有关联的人物为对象,以避免与“人名索引”重复。无确指含义或不独立存在的目与子目下的内容,需归纳提炼分析出相应的检索词目。被标引为检索词目的对象应具备时间、地点、人物及简略过程等基本内容要素。不具备上述基本内容要素,且没有实际检索价值的不收入检索词目。
  2. 说明项
  与检索词目相关联的时间、地域及国别就在说明项中加以标示。例如:义和团运动(吉林省,1900);拒日设领斗争(临江,1928)
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
九、物产索引
  1. 标目项
  收入检索词目的范围包括具有动物、植物、矿物学意义的学名,地方培育的动物、植物新产品。不收入检索词目的范围包括泛指的或统称的动物、植物名称,神话传说和因自然原因形成的特殊景观意义上的动物、植物名称。例如:禽、鱼、树、马、牛、羊、猪等,吉林雾凇,长白雪柳,五虎岛,三角龙湾等。因有农业种植类索引,做人工栽种的各种农产品不收入检索词目。
  2. 说明项
  动物、植物的地方名、别名应在说明项中标示。如
  鲢 鱼(地方名胖头)
  哲罗鱼(别名哲禄)
  狭叶香蒲 (又名蒲草)
  芡 实(又名鸡头米)
  不见于动物、植物标准名录记载的最新品种,应在说明项中注明“新”字样,以示区别。与检索词目相关联的时间与地域,应在说明项中标示。如
  东 珠(清 代)    珍 珠(1971)
  白 鱼(松花江)    丹顶鹤(向海)
  3. 指引项
  一般由类别代码、卷册代码和页码组合而成。
十、胜迹文物景观索引
  1. 标目项
  收入检索词目的范围包括见诸志书记载的地下发掘与地面存在的各种文物、古迹。如碑刻、墨迹、庙宇、革命斗争遗址(迹)、纪念地、纪念物等,自然景观、人文景观、旅游景点、自然保护区等,各类博物馆收藏品、民间私人收藏品,以及各类图书档案收藏部门收藏的带有文物性质的孤本、抄本、罕见本图书档案等。
  2. 说明项
  与检索词目相关联的时间、地点、人物,应在说明项中标示。如  庆云女真摩崖(梅河口市)
  杨靖宇陵园 (通化)
  锦江大峡谷(长白山西坡)
  向海自然保护区(通榆)
  吊水壶风景区(双阳)
  苏轼二赋卷(藏吉林省博物馆,刘刚捐献, 1982)
  苫被单(藏中国革命博物馆,民间征集,1957)
  《打牲乌拉志典全书》(孤本,藏吉林省图书馆)
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码及页码组合而成。
十一、名优产品索引
  1. 标目项
  收入检索词目的范围包括获得省部级以上命名的各类优质产品,以及一些老字号的传统名牌产品。收入检索词目的名优产品应具备完整的名称、品牌、商标、生产厂家名称、产量、销售量等基本内容要素。泛指与虚称的产品名称不收入检索词目。例如:化妆品、农产品、电机产品、土特产品等。
  2. 说明项
  与名优产品相关联的优质等级、厂家名称、生产时间或评优时间,应在说明项中加以标示。如
  花纹布(参展南洋劝业会银奖,吉林旗务处工厂,1908)
  参叶牌衬衫(部优,长春市衬衫厂,1985)
  老字号的传统名牌产品,应在说明项中标示出生产地及创始人、创始时间。如
  李连贵大饼(四平,李连贵,1924)
  郑发菜刀(长春,郑茂盛,1925)
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码与页码组合而成。
十二、著述文献索引
  1. 标目项
  著述文献索引基本内容包括三大类。一是著述,即各类著作与文章;二是文献,即各类档案、文件、法规、条约、报告、文告、标准、制度等;三是一些知名人物为志书的题词,以及所作的序跋等。收入检索词目的范围包括对志书内容进行注释的著述及各类文献名称,全文或摘录收入志书中的各类著述与文献名称,志书中转引、摘引、转述的著述及各类文献名称,志书末附录的参考书目、参考文献名称,知名人物为志书的题词及所作的序跋等。不收入检索词目的范围包括志书行文中出现的无引用或注释实质意义的著述及各类文献名称,没有检索价值的著述及各类文献名称等。为避免重复,《新闻出版志》中记述的出版物目录一般也不收入检索词目之中。被收入索引的检索词目,一般应具备篇名、编著者、出版或颁布单位、出版或颁布时间等基本内容要素。
  2. 说明项
  与著述文献相关联的编著者(外国人注明国籍)、出版发布时间、单位,以及档案收藏单位、卷宗号、时间等,需要在说明项中加以标示。如
  《度量衡法》(国民政府,1929)
  《吉林省区域地质志》(吉林省地矿局,地质出版社,1988)
  收入检索词目中的一些知名人物为志书所作的序跋或题词,应在说明项中标示出时间及姓名,同时去掉志书书名,时间后移。如
  刘建章题词(1994)   王季平序 (1990)
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码与页码组合而成。
图22 《绍兴市志•艺文志》著录书目索引说明及款目
  不足:因为是专志索引,在指引项中未列出册或卷。
十三、获奖成果索引
  1. 标目项
  获奖成果索引是一种特定含义范畴的专项索引。它所收入的检索词目必须是获得省部级以上奖励的各类型的成果。允许其中有一部分内容与“著述文献索引”重叠。
  2. 说明项
  说明项中标示与检索词相关联的归属、奖级、奖称、作者、制作人、制作单位及获奖时间。如
  《东北经济史》(吉林首届社会科学优秀成果奖,四川人民出版社,孔经纬,1986)
  克山病病因研究(全国科学大会奖,吉林医科大学,1978)
  人参果皂甙研究(部级甲等重大科技成果奖,吉林省中医中药研究所,1985)
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
十四、专用名词术语索引
  1. 标目项
  收入检索词目的范围包括社会各部门、各方面及各学科领域涉及到的具有科学属性的,科学界通用的标准化用词用语。泛指的与虚拟的名词术语不收入检索词目。如:政治经济、文化、美术、教育等。
  2. 说明项
  与检索词目相关联的时间及归属等方面的内容应在说明项中标示。一是反映内容角度的区别。如:“太阳辐射”这一专用名词在《气象志》和《自然地理志》中都有记述。应作如下标示:
  太阳辐射(气候因素)、太阳辐射(气候资源)
  二是说明不同的内在含义。如
  利率(存款)、利率(贷款)
  三是指示出不同的时间。如
  钱庄(明代);票号(清代);银行(近现代)
  3. 指引项
  一般由分类代码、卷册代码和页码组合而成。
 
第九节 如何保证索引编制的规范性
 一、采用科学的、实用的、工具书通用的排检方法
  排序原则应是:第一,符合科学性、逻辑性。第二,符合大多数读者的检索习惯。第三,编排体系应与志书本身的编排体系不同,即必须为读者提供不同于目录的另一种检索途径。具体而言,检索款目的排序,一般是首字汉字部首及笔画笔顺排序法和首字汉语拼音排序法。按首字汉语拼音字母为序排列更易编制操作,可利用计算机很快地自动完成编排,也利于与国际接轨。
  古籍多采用四角号码排序,如《北京天津地方志人物传记索引》,并专门列出了四角号码查字法。(见图14)
  一些已出版的新方志索引,并不完全采用上述编排方法。如有的志书“目与子目索引”,先按目与子目所在的专志(卷)为序,列出各专志(卷)的名称,在该专志(卷)下则以目与子目的所在篇章节出现的页码顺序先后来排。有的志书“目与子目索引”按笔画排,但“图照索引”和“表格索引”则按专志(卷)先后顺序排列,专志(卷)内以图照、表格出现的页码先后为序编排(本文中所举图表索引的样例均采用的此种排序方式)。这种按索引款目在志书中的物理位置来排列的方法,其不妥之处有二:一是有悖于编制索引的初衷和工具书通行的排检方法。编制索引本身就是要为读者提供不同于原书目录的另一种检索途径,故索引编排体系应对志书信息点进行重新揭示、加工制作成工具书形式的二次文献。二是不利于快捷寻检。比如读者要查某一图或某一表格,本来就不知道这幅图或表格出自哪个专志,哪一卷,哪一页。按专志(卷)、页码来排,岂不是等于没有指示路径?读者还得经过两个步骤:先估计在哪个专志(卷),按顺序从头搜寻,找到该专志(卷)编排在的页码,然后在该专志(卷)的类目下从头逐条查阅下来,寻找自己需要的款目,既费心又费时。
二、尽量提高索引款目的专指度
  要提高索引款目的专指度,主要应在两个方面下功夫:
  1. 在索引款目的说明项上下功夫
  说明项是对索引标目的诠释、修饰、确指、限制。设置说明项的作用是使索引标目主题更加准确,内容指引和参照指引更加明白,专指度更高。标引说明项的目的是帮助读者筛选和确定检索信息点,让读者更准确地认定检索标目,断定是否属于他所要查找的信息目标。一方面,可帮助读者筛选信息,作出“是”与“否”的判断,排除“可能是”、“可能不是”的困扰,避免作无谓的大量的翻阅劳动,最大限度地减少检索次数,提高查准率;另一方面,可帮助需要系统化查询的读者扩展查阅范围,最大限度地指示信息网点,减少查不到相关系统资料的可能,提高查全率。例如:某县志中关于水稻的资料有3个子目,分别出现在3个页码:244页,第六节“种子改良”下设的子目“水稻”;252页、253页,第九节“栽培技术”之下设的2个子目“常规水稻”、“杂交水稻”。编制索引可有几种标引法:
  A法:提炼主题词(关键词)作索引标目,并设置说明项。标引为:
  水      稻(种子改良) 244
  水      稻(常规,栽培) 252
  水      稻(杂交,栽培) 253 
  B法:直接抄录原志书子目标题作索引标目,不作加工,也不设说明项。标引为:
  水  稻 244
  常规水稻 252
  杂交水稻 253 
  C法:对原子目标题作了些加工,提炼主题词(关键词)作索引标目,将相关资料出处集中在同一主题词之后,但不设说明项。标引为:
  水      稻 244 252 253
  比较:A法可取,既可将相同主题词款目集中排列,又指出其不同;B法虽然指出不同,但排列时会使同一主题词款目分开;C法专指度较差,增加检索难度。
  2. 在索引款目的指引项上下功夫
  指引项即指出索引标目的信息所在之处,即在志书中的具体位置,如在何册(卷)、何专志、何编(篇)、何页码等。标注指引项值得下功夫的有两点:
  第一,标注出处要深浅适度。要恰当地确定标注范围,不能漏掉检索对象应涉及到的信息出处,也不能把凡见到的与索引标目主题词相同的就不加鉴别地标注为检索出处。如果标注深度不够,提供查阅的出处有遗漏,就会造成提供信息点少,信息价值不丰,不能很好地发挥志书索引作为系统化信息指南的功能;相反,标引深度过高,标注出处太滥,把一个索引款目搞成无所不包的文献集合,就会带来连锁弊病:可能会提供检索价值不高或根本无检索价值的出处,削弱信息指南的功能;可能会造成对读者的误导,使读者陷入查阅频率增高而查准率降低的尴尬之中;势必会出现出处骤增,使索引篇幅膨胀,导致成本增加。所以,标引出处尽量做到深浅适度,既提供系统化的有效信息点,又要防止无限度地扩大标注范围,无谓地增加出处。那么“度”如何把握呢?“度”的标准就是标注的出处要有与索引标目主题词相关的实际内容,具有检索意义。索引标注出处应指向具有资料性的文字,对背景性文字要作具体分析,确有检索价值的可标引,但这类出处不宜多,而对文章结构性文字,即使出现与索引标目主题词相同的词,也没有必要标引该处作检索出处。
  第二,标引出处也要有一定的专指度。志书横排纵述的体例造成集中与分散并存的资料贮存模式。由于分门别类收载资料,同一主题资料往往被分割在若干处记述,相关资料分散,信息点不集中。常见的是,某人名某地名在志书中多处提及,有的多达几十处、上百处。而编志书索引能起到重组资料、整合信息的作用,把分散的资料出处重组整合成系统化的信息网点。尤其是编制人名、地名及主题索引,把该人名、地名、主题词出现的页码集中标在一起,确实达到把志书中某一主题的资料重组串连起来,提供系统化信息的作用,这对想要系统查阅的人来说,是非常方便的。但美中不足的是,标注的页码没有一定的专指度,如果只想查某一点信息,就不是那么方便了。比如某县志人名索引有一款:“高玉堂 91、196、590、639、655、887、890”。标注的7个页码中,639页在文化编档案修志章,记该人出任县志馆长,主修县志之事。如果只想查该人主修县志之事,还得试着从第一个页码查起,要查好几次才找到自己所需的资料。而另一部市志的索引就比上例有可取之处,如其中两种:A例:(人名索引)冯玉祥[大事]69 98 123 [民政]28 39 71;B例:(地名索引)五里新村[城建]1078 [工业]119 318 320 460 564 [交邮]545 [科学]634。上述两例标注出处不光标页码,还标注该页码所记内容归属的门类。有两个优点:一是将信息分类,指示信息义域范畴,提供有助于查阅筛选的信息,给读者有所选择,减少检索次数。如A例,若只想了解冯玉祥在民政方面的情况,就不必一一查阅标注的29个页码,只需查28页、39页、71页3个出处就行了。这就大大提高了查准率,而且省时。二是起到说明项的作用,可以不设说明项,将说明项和出处合二为一,也可节省篇幅。可见,标注出处有一定的专指度是可取的。
三、编制索引应尽量提供系统信息指南
  要实现索引报导文献信息的功能,编制索引时就必须着眼于如何全面系统地把志书蕴含的信息点揭示出来。多角度揭示志书内容的索引,提供、揭示、报道和指引志书蕴涵的地情信息的“踪迹”。可以说是地情信息交流的工具,是宣传地情的窗口,是地情信息资源的“菜单”。索引客观上还起到信息通报作用和广告作用。故要实现志书索引这方面的功能,要做到:
  1. 编制索引的种类要能适应揭示志书内容的需要,适应服务读志用志及地情开发利用的需要
  从有利于发挥志书索引功能的角度看,志书索引大体应包含两大类:第一类是一般地情索引,或称基本地情索引,是志书基本的必备的索引,这类索引主要有:目与子目索引,机关团体、单位名称索引,地名索引,人名索引,图照索引,表格索引,植物名称索引,动物名称索引,著述文献索引等。这类索引各市县志、省志均可编制。
  第二是专项地情索引,包括主题索引(也称内容分析索引)、同类资料索引以及特殊读者群需求的索引等。例如:特有(专有)名词索引、大事索引、经济建设索引、地方文化索引、胜迹文物景观索引、获奖成果索引、资源物产索引、地方特色索引、民族文化与民族风情索引、风俗索引等。这类索引属深入提高型,是在对志书内容作分析、综合、归纳,吃透志书内容,把握好地情特色的基础上进行深加工和新开发创制出来的综合性或专门性的地情信息指南,能深入揭示报道志书中的丰富信息,又由于其对志书资料进行了重组、整合,所以更能集中反映地情中最有检索价值的事项,往往也是读者查阅率最高的部分。《武汉市志》索引中的“特有名词索引”专门收录武汉地方历史所形成的专有名词或俗称,如1931年大水,1954年大水,1980年大水,八大金刚(人物)、二七惨案、包庄、汉钞、北梁南鲍(人物)等。每一个索引款目都是精心筛选后提供的一个有价值的信息点,有重要的存史价值、使用价值和研究价值,值得各地续志编制索引作借鉴。这类索引中的各小类之间及与一般地情索引之间有的含有交叉,但为了多角度地、全面地报导地情信息网点,个别交叉应是允许的。续志索引宜以一般地情索引为主,再据实际情况适当选择编制某些专项地情索引。编好这两大类索引就基本能满足建立综合地情信息系统,服务读志用志的要求了。
  2. 精心编制好主题索引、同类及相关资料索引,尽量做到多角度、系统化,以利于查阅完整的资料
  志书索引有信息报道功能,如主题索引,同类及相关资料索引,把志书中的内容提取出主题词作为检索标目,然后把有关该主题词的同一单项资料及同类、相关资料在志书多处分散的记载出处集中标注在该主题词之后。那么,这个主题词就是一个信息检索入口,通过这个信息入口,就可以搜寻到完整的、系统的资料。如《呼兰县志》的地名索引,每一个地名就是一个主题词,每一个地名主题词所汇集的信息点覆盖全书,不仅仅是提供地理实体和行政区划意义上的地名本身信息点,而且提供与该地名有关的地情信息点,通过查地名索引,可查出本地受外地什么影响,本地对外地有什么影响。如设有“天津”款目,标引了10个出处,涉及9个编,把呼兰县与天津的政治、经济、文化、社会等方面发生关系的有关资料集中标注在“天津”款目下,提供了呼兰县与天津关系的系统信息。又如《武汉市志》的特有名词索引,“1954年大水”款目下,集中标注了分散记载于大事记、民政志、军事志、城建志、农业志、金融志、教育志等7个分志相关资料的出处,完整、系统地提供了有关1954年大水的资料信息点。这样编制索引,有很多好处:一是促进地情信息开发利用;二是重组资料,整合信息,弥补了志书因横排门类体例造成贮存信息分散不便一并提取之不足,以特有的方式加强了志书的整体性;三是方便读者搞研究、做学问、出成果;四是为建立地情资料数据库作准备、打基础。经计算机信息化处理,一输入指令,指向检索标目,若干条、几十条,甚至上百条信息就可立即检索出来。但也有的志书编制索引没有注意到提供系统性信息的问题。如对人物作索引,只编人物传索引(或入传人物索引),一个入传人物只是一个出处,类同于图书目录,这种索引向读者提供的信息点单一。而如果把着眼点从人物传扩展到全志,把人物传索引扩大为人名索引,将志书中各处所记到的人名都编入索引,标引该人名在志书各处(包括专志中以事系人,入传、入名录,图片)提及的出处,提供该人物的系统信息,这就比单纯编人物传索引价值要高、功能要强得多。
 
第十节 编制索引的领导、组织和步骤
  编制志书索引是一项专业性很强的业务工作。在编制索引之前,应对所有工作人员进行必要的专业培训,使他们学习与掌握编制索引的有关知识。编制索引是一项集体劳动,必需有坚强的领导与严密的组织。要在编委会的统一领导与组织下,按下列步骤,有条不紊地进行。
  1. 索引编制应在志书三校定稿、印刷版面定型之后,由主编指定专人编志书的索引。
  2. 付印前以清样稿为准,以避免最容易出现的页码错误等。而且此时志书版面已成定局,利用编制索引对志书再审定,过程中如发现差错,还有更正的机会。
  3. 制定索引编制工作方案及操作细则。
  4. 根据编制不同索引的特定需要设计与印制检索款目标引卡片。
  5. 按志书的不同类别与卷册,进行编制人员的具体分工,规定每个工作人员的不同岗位、工作目标与职责。
  6. 按不同的分工,每个工作人员对所分担的志书,按操作细则要求和方法进行审读,筛选检索词目,并将相关内容要素一次性抄入检索款目标引卡片。
  7. 检索款目标引卡片填写完成后,进行统一汇总、整理、分类、修订,在删汰重复后进行总体编排。
  8. 进行出版前的复查与校核,更谬补遗,避免编制的志书索引出现重大失误和遗漏,确保编制的索引具有较高的科学水准。一是注意标引词是否有遗漏;词义是否准确;同义语词是否存在;页码是否正确;排序是否准确;标引内容是否齐备;书写格式是否规范;不具实际意义的是否误引等。
  9. 索引稿件一定誉写清晰,如同志稿一样,便于排版,利于校对,以免出差错。索引的排印,其字型、字号是否与正文匹配;款式、规格是否合适、统一也应当引起相当注意。
  精心制作志书索引,是每一个史志工作者的应尽职责,所以,应把索引当做提高志书整体质量不可或缺的一个重要组成部分来认识。由于索引编制起步较晚,在方志中的实际应用更少,关于志书索引的编制目前尚无统一的规范,更无固定的模式,索引的编制还有待在实践中逐步完善。
 
第十一节 编制索引对编辑人员的要求
  编制索引,按传统的手工作业,量大事繁;只能在书稿版面确定后才能动手,全书定下页码后才能完稿,时间紧迫;特别是要在通读全书的同时,深入分析,选提好标引词,具有一定难度。因此,要求编辑人员:
  1. 明确编制索引的指导思想是:方便读者检索和提高出版物的质量。要满足读者需要,尊重读者检索习惯,以对读者负责的精神,克服困难,做好每一环节的工作。同时,通过索引编制,把在书稿中发现的某些内容重复、前后不一、差错疏漏之处,及时向主编提出,使之消灭在成书之前。
  2. 具有一定的政治理论水平和业务能力。如,较为宽广的知识面(历史、文化和科学技术的),了解和熟悉本地情况,必要的索引编辑知识和有关的专业常识等。
  3. 对编制索引的时间、步骤作出科学安排。
  4. 坚持认真细致,不怕麻烦的工作作风。为防止可能出现的疏漏,要坚持反查核对,以纠正差错,保证索引的检准率。
参考文献:
  1. 陈蔓平。浅谈续志索引的编制。中国地方志,2003年第5期  
    2. 王中明。500万彩票地方志书索引的编制原则与方法。广西地方志,2000年第5期
  3. 索引编制规则:总则(征求意见稿)。2006年索引标准化与科学评价专题研讨会交流资料
  4. 刘小凡。使用计算机辅助编辑索引的简易方法。
     http://218.10.232.41:8080/was40/detail?record=23&channelid=39363&presearchword=哈尔滨地情网修志动态,查询时间:20060601
 
附:
  国家目前通行的分类原则(有三种模式可供选择)
  A种(大类),可分8类:(1)自然区域;(2)政治;(3)军事;(4)法制;(5)经济;(6)科教;(7)文卫体;(8)社会生活。
  B种(中类),可分16类:(1)自然区域;(2)政治;(3)军事;(4)法制;(5)农业;(6)工业;(7)建设环保;(8)交通邮电;(9)金融保险;(10)国内贸易旅游;(11)外经外贸;(12)非国有经济;(13)经济综合管理;(14)科教;(15)文卫体;(16)社会生活。 
  C种(小类),可分24类:(1)自然区域;(2)政治;(3)军事;(4)法制;(5)农业;(6)工业;(7)建设;(8)环保;(9)交通;(10)邮电;(11)金融;(12)保险;(13)国内贸易;(14)旅游;(15)外经外贸;(16)非国有经济;(17)经济综合管理;(18)科学技术;(19)社会科学;(20)教育;(21)文化;(22)卫生;(23)体育;(24)社会生活
说明:在上述三种分类模式中,采用A种(大类)模式会增加指引项的层次,加大指引项操作难度;采用C种(小类)模式会增加分类项层次,加大分类项操作难度。因此,多卷本志书以B种(中类)模式为宜,使分类项和指引项层次适度适量,易于编制索引时的实际操作。因各类志书体例及内容的差异性,在选择分类模式时,也可以据实际情况加以适当调整,不可一刀切。
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